lunes, octubre 25, 2004

Archivos electrónicos. Lectura

El artículo del profesor Carlos Alberto Zapata nos presenta la problemática de los archivos hipertextuales y la dificultad para aplicar los principios archivísticos. Dónde empieza y termina un documento que a su vez tiene hipervínculos con otros documentos. ¿Es lo mismo un documento de archivo que un documento electrónico? ¿y un expediente?. Leed el artículo para comentarlo en clase. Espero también vuestros comentarios a este post. M A G Moreno

36 comentarios:

sidel dijo...

Creo que un documento electrónico contiene una información estructurada, pero un expediente es más complejo que un documento, ya que el expediente es un conjunto de documentos, que tienen como finalidad resolver un asunto y tienen una cronología clara, es decir que tienen un principio y un fin.Por lo tanto no creo que sea lo mismo.

radadeh dijo...

Cuando hablamos de un documento con hipervínculos estaríamos hablando de un documento con otro documento adjunto sin más y todos formarían parte del expediente electrónico.
Los principios archivísticos deberían ser aptos para todo tipo de documentos, sea cual sea su soporte.
El artículo es interesante y recuerda que los problemas crecen mucho más deprisa que las soluciones.

clodoveo dijo...

Las mayores diferencias y cuestiones que se plantean ante la ventaja del documento electrónico frente al tradicional, creo que se sustentan sobre todo en el problema de la privacidad, la confidencialidad,la conservación, la jerarquía de la documentación:
Los depósitos de información interconectados, forman un documento único? dónde empieza el expediente y donde termina? Podrían existir distintas combinaciones de ordenación?
El ciclo vital del documento, contemplado en el sistema tradicional como un sistema de conseervación de la historia y contemplando el espacio; en el sistema electrónico el espacio es algo que no produce problemas.

El fin en ambos sistemas es la difusión, preservación de la historia y la conservación. Con la digitalización de documentos se consigue mayor difusión, mayor preservación de los documentos ..
El sistema documental electrónico llega a más usuarios, el problema está en la normativa, en la protección de esos documentos.

Consuelo Hernández Martínez dijo...

Creo que el problema radica más en que se necesita un cambio de visión, estamos acostumbrados a que los archivos tienen que estar en papel, pero actualmente con una buena politica de gestión de información, de privacidad (que las hay) en los archivos de oficina y cuando llegaran a los archivos generales, los documentos exclusivamente necesarios, una buena gestión de actualización de los sistemas cada cierto tiempo por los cambios en la tecnologia que se fueran produciendo no habria muchos problemas.

dediego22 dijo...

En mi opinión los archivos electrónicos no tiene solamente desventajas, como indica en el artículo, a mi enteder agiliza el trabajo y permite poder consultarlo desde cualquier lugar y por varias personas a la vez.

maria dijo...

Los archivos electrónicos surgen como consecuencia de las nuevas tecnologías y han supuesto una gran evolución en la gestión de los archivos. Y, aunque tienen problemas que hay que resolver considero que serán uno de los recursos básicos de las organizaciones, si no lo son ya.A pesar de todo esto los archivos en papel deben mantenerse en un futuro como se ha ido haciendo hasta ahora,aunque sean solo utilizados como complemento a los archivos electrónicos.
El documento electrónico y el tradicional tienen rasgos comunes, pero al poseer algunas difernecias entre ellos no podemos decir que sean exactamente lo mismo.

alberto cobos dijo...

En mi opinión quizás el problema radique en esa insistente equiparación entre archivo digital y electrónico. En principio el autor habla acerca del cambio de mentalidad surgido a raíz de la aparición de las nuevas tecnologias; sobre como hemos pasado de gestionar documentos a gestionar información. Por lo tanto abordar problemas de índole documental puede que también conlleve una cambio de percepción, ¿puede que el enfoque archivístico haya quedado obsoleto?¿por qué, si no, surge la figura del "record keeping", como vimos ayer?

rafahsi dijo...

Creo que el artículo define muy bien cuáles son los problemas más importantes a los que nos hemos de enfrentar los documentalistas de este nuevo siglo. La clave creo que está en olvidar la rigidez de las normas archivísticas convencionales y crear otras más adecuadas para documentos electrónicos (y que éstas sean más flexibles). El problema de las compatibilidades entre programas y marcas me parece también fundamental. También creo que se está perdiendo mucho tiempo en la teorización del problema, tiempo que se debería emplear en buscar soluciones prácticas y perdurables. Fdo: Rafael Heredia.

Mª Almudena dijo...

Estoy totalmente deacuerdo con que hay que desarrollar los sistemas y las normas para gestionar los archivos electrónicos, y de todas las características que deben tener, me parece primordial, centrarse en la seguridad de que no se pueda producir ningún fallo en el sistema que pueda acarrear la pérdida de ese documento. De ese modo se podrían terminar eliminando sin riesgos los archivos en papel, que tantos problemas de espacio causan.Mª Almudena Mateos 4º Turno de tarde

Elena Rico dijo...

El artículo plantea las medidas que se han de tomar en la archivística para "preservar la memoria de la Humanidad en la era digital". La archivística tradicionalmente ha sido planteada con miras a conservar documentación en papel, no en formato electrónico, por lo que es necesario una nueva getión documental para conservar toda esa información con el nuevo soporte. Las nuevas políticas archivísticas han de ir enfocadas a garantizar su conservación evitando la eliminación, imposibilidad de acceder a ellos por cambios tecnológicos, etc...
Pienso que la conservación electrónica es un gran problema con miras a la recuperación de esa información en un futuro, mientras que el documento en papel siempre va a ser accesible sin coste.
Además el documento electrónico hipertextual presenta características diferentes a un documento en papel que han de traer consigo nuevos tratamientos de la documentación.

Yavannna dijo...

Creo que el artículo plasma bien la creciente necesidad de cambio en el mundo de la documentación, así como el tratamiento de la información de una manera menos tradicionalista.

Los cambios que se están produciendo de un tiempo ha esta parte en el sector informático afectan de manera directa al mundo de la información, por lo que nuestra profesión ha de tomar un enfoque actual y las normativas han de ser modificadas.

Estoy de acuerdo con el problema de la digitalización, ya que los soportes tecnológicos avanzan rápidamente y nos encontramos con que documentos recientemente digitalizados o tratados de manera técnica se encuentran en un soporte obsoleto en cuestión de dos años.

En conclusión, el papel del archivero y documentalista es cambiante y depende de los avances tecnológicos.

Ana López Gómez

ilanka dijo...

Me entristece leer en vuestros comentarios que quizá deberíamos olvidarnos o reestructurar los principios archivísticos que han imperado desde hace casi milenios, cuando los problemas que plantean el documento electrónico o el digital, no siempre derivan de aquellos. Como bien dice Radadeh: los principios archivisticos deberían ser aptos para todo tipo de documentos, sea cual sea su soporte. Por eso son Principios.
Por otro lado, los problemas de privacidad y confidencialidad de los que habla Clodoveo no son tan dificiles de solventar o están ya practicamente superados.
El incremento del volumen de documentos, la ausencia de estandares documentales, la perdida de información, la desactualización tecnológica o la preservación son problemas reales de dificil solución.
No se trata, pues, de anclarnos en posiciones archivísticas tradicionalistas, sino de adaptarnos a lo que se nos viene encima. ¿Cómo?, ésta es la pregunta del millón pero creo que los principios archivisticos podrían seguir vigentes en su faceta más elemental o básica.

Os recomiendo: http://jamillan.com/celhome.htm

FR anton dijo...

A mi modo de ver resulta evidente que la incursión de la informática, básicamente, en nuestro mundo supuso, supone y seguirá suponiendo una constante readaptación a las nuevas formas de organizar la vida. Y en este sentido el mundo de la información, con todo lo que ello conlleva, planificación, gestión, etc., no es una excepción.
De tal manera el tratamiento clásico de los documentos y de la información generada por los mismos debe readaptarse, y estando de acuerdo con el autor del artículo, debe generarse un nuevo tipo de gestión aplicado a lo que constituyen los archivos electrónicos.
Pero esta no sería la única línea a seguir, puesto que resulta necesario que se paralelamente haya una legislación bajo la cual el nuevo campo del tratamiento de la información quede lo suficientemente protegida.

FR anton dijo...

El comentario realizado con dirección de blog FR anton es de Francisco Antón ALonso. Se me olvidó poner el nombre.

Pradana dijo...

Para empezar os diré que yo, como trabajador perteneciente a una empresa, pero sobre todo como futuro documentalista que quiero ser, considero un inmenso avance el hecho de poder trabajar con documentos electrónicos. Ventajas todas: Accesibilidad, compatibilidad, facilidad de tramitación, se elimina el problema del espacio....Al fin y al cabo de lo que se trata es de poder acceder a una información que necesitas y que la necesitas en el menor tiempo posible. Sí, ya sé que hay que aprender a utilizar este nuevo juguete que nos ha caído en las manos, pero como todo, se aprende y se utiliza. Muchas son las empresas, pero sobre todo muchos son los trabajadores, que no se ponen al día en la utilización de documentos virtuales y de los archivos electrónicos; en la mayoría de los casos porque creen que es difícil; en otros casos por falta de motivación (olvidémonos de la falta de medios que hoy cualquiera puede acceder a la información). Si supieran lo que se facilita el trabajo una vez puesta en marcha la máquina. A aquellos que estéis en esta situación os recomiendo un libro titulado "quien me ha robado mi queso". Os dará un buen ejemplo de lo que quiero comentar.

Por otra parte, es cierto que los archivos hipertextuales no se ajustan al principio archivístico tradicional, pero ¿quién ha dicho que tengan que seguirlo? A cada nueva revolución le corresponde un cambio más o menos sustancial de la forma de trabajar. ¿O a caso el hombre no empezó a trabajar con papel desde la piedra porque no se podía escribir con el cincel?

Quiero por último comenarle a ILANKA que los principios archivísticos seguiran rigiendo, de hecho se asientan sobre una base correcta desde mi punto de vista, tanto es así que se han ido utilizando y perfeccionando con el tiempo, pero lo bueno de esto es que no están anclados, pueden evolucionar para mejor según las necesidades, y, como he dicho más arriba, una revolución como la que ha supuesto la era informática, no puede (no debe) dejar a dichos sistemas archivísticos fríos. ¡Bien por ellos al adaptarse!
Saludos a los bloggeros.
Daniel

Maria dijo...

Creo que un documento de archivo no se puede considerar lo mismo que un documento electronico, y por eso estoy de acuerdo con algunos de los comentarios que piden nuevas normas para la conservacion y preservacion de este nuevo tipo de documento.

leti dijo...

Hola, soy Leticia Tarazaga Llorens, del turno de tarde.
En mi opinión lugar, tenemos que empezar a diferenciar los documentos de archivo de los documentos electrónicos, ya que creo que que no se pueden aplicar las mismas normas a unos documentos que a otros.
Por eso pienso ,

leti dijo...
Este comentario ha sido eliminado por un administrador del blog.
leti dijo...

Soy leti, otra vez. Pienso que se deberia de llevar a cabo una nueva gestión editorial y documental, para así poder tratar los nuevos archivos electronicos.

M A G Moreno dijo...

En relación con el último comentario de Leti, recordaos que existen los "records management" y una norma ISO 15489-1 que los regula. Dentro de los planes de futuro ya se está trabajando en la ISO/DTS 2308-1 (Records Management Processes- Metadata for Records) Saludos MAG Moreno

laura dijo...

Estamos en la era de la tecnología, los archivos electrónicos no son sino una muestra más de esta revolución informática, aunque tengan problemas siempre será algo bueno porque hará que no sea tan pesado el trabajo de los archiveros. También es verdad que los documentos en papel deben conservarse como se hace ahora por si surge cualquier duda con su versión electrónica. Tienen que mejorar las teorías sobre gestión de archivos para que al final los electrónicos funcionen correctamente. Lo que resultaría un inconveniente para nosotros sería que una gran variedad de profesionales fuera del campo de la documentación también podrían realizar nuestro trabajo.

Carmencita dijo...

Muy buenas! Soy Mª Carmen Del Río, alumna de la licenciatura del turno de mañana. Respecto al tema de la administración y manejo de archivos electrónicos,creo que los principios archivísticos que están muy asentados, y sólo hay que encontrar la forma de adaptar los documentos electrónicos a estos principios;tambien es una muy buena forma de reducir espacio en la oficina, como antes he visto comentado por ahí, si bien tambien agiliza los trámites que se llevan acabo en la administración de un aempresa o de una institución. El principal problema que se nos viene encima son las nuevas tecnologías y la velocidad a la que van, creo que eso hay que solventarlo, si de alguna manera se puede resolver; ya no basta con guardar un documento, hay que tener la certeza de que ese documento se va a poder recuperar en un futuro,con el formato y los medios adecuados; eso por ejemplo, no pasa con el papel, aunque no sé si antiguamente se tenía esta duda de la conservación de documentos (igual en la Edad Media, tenían este mismo problema). En cualquier caso, yo opto por seguir guardando por si acaso una copia en papel, hasta que no se obtenga una solución segura para la conservación de los documentos, o nos convertiremos en una sociedad sin un pasado y una historia en la que reflejarnos, y esto puede llegar a ser una peculiar arma de destrucción masiva.
Un saludo!

Silvia Lozoya Espinosa dijo...

Después de leer el texto, creo que la evolución de la tecnología ha beneficiado a todos los campos de la información. Pero pienso también, por otra parte, que a nosotros los documentalistas, nos a perjudicado en algunos aspectos.
El paso de archivo tradicional a archivo electrónico ha facilitado la recuperación más rápida de la información. Un gran inconveniente, respecto a esto último, es en el archivo tradicional el documento lo puedes palpar mientras que en el archivo eléctronico el documento lo percibes a través de una pantalla de ordenador.
El archivo tradicional cuenta con un personal especializado en el campo de la información, en cambio, el archivo electrónico está formado por diferentes profesionales (informáticos, abogados, documentalistas...). Desde mi punto de vista, un archivo electrónico necesitará menos profesionales de la información que un archivo tradicional.
Por tanto creo que los documentalistas pasan a un segundo plano en el archivo eléctronico frente a los informáticos, ya que estos últimos son los que manipulan la información.

Aida González dijo...

Soy Aida Mª Gonzalez Alonso, pongo el comentario tal vez un poco tarde, pero dicen q mas vale tarde q nunca...creo q es un articulo muy acertado, aunque con un lenguaje muy técnico, pero las definiciones que da sirven para poder entender mejor toda esta problemática que hay hoy en día con la información. Con esto me refiero, a que lo que se expone en este artículo de Carlos Alberto Zapata, en mi opinión no es nuevo, ya que desde hace muchos años cuando empezó a surgir la informática ya se empezó a plantear el problema. Los materiales quedan obsoletos al cabo de unos años... ¿Qué pasa con la información? ¿Cómo pasar a nuevos formatos? ¿La solución sería invertir más dinero y más personal para convertir la información de un soporte a otro? ¿De dónde sacar el dinero? ¿Hay que digitalizar todos los fondos de papel teniendo en cuenta que algún día esa digitalización quedará obsoleta? Creo q hoy en día ya se está empezando a tomar conciencia del problema de los soportes de la información y de los distintos modos de almacenar estos soportes, pero también creo q no habra una solución definitiva para este problema, ya que continuamente están apareciendo distintos soportes para almacenar la información.

Cristina Ordoñez dijo...

En primer lugar, en mi opinión, y sin que nadie se sienta herido, habría que partir de la base de que hay que diferenciar entre un archivo tradicional ("formato papel"), un archivo electrónico creado a partir de documentos en formato papel digitalizados, y un archivo electrónico "puro" donde los documentos sólo se encuentran este formato. Creo que estamos en una época de cambios, una transición entre el primer tipo de archivo y el último que he mencionado, (no digo que uno vaya a sustituir a otro, sino que la evolución hará que se produzca un nuevo tipo de archivo) y ante esto, habrá que evolucionar en muchos sentidos. El autor hace mención de "las dificultades que la teoría archivística no ha resuelto", la tradicional no puede hacerlo, puede tomar una serie de medidas temporales en esta época de transición, adaptar el uno al otro, crear paralelismos, compatibilidades y equivalencias, pero no pueden aplicarse las normas tradicionales a los nuevos formatos...Los principios archivísticos sí deben mantenerse, pero tiene que haber cambios sustanciales en las normas, los procedimientos, y por supuesto, en los profesionales.
Pienso que actualmente los problemas que este cambio da, no son más que el principio de una era de cambios, no sabemos cuál va a ser el futuro de los documentos a ciencia cierta, con el desarrollo e implantación en la sociedad de las nuevas (y no tan nuevas ya) tecnologías en casi todos los ámbitos, y el desarrollo por ejemplo, de las firmas digitales, no es una locura esperar que algún día haya algún tipo de documentos que sólo se encuentren en formato electrónico, que llegue a ser algo perfectamente establecido y aceptado, y se empiecen a crear verdaderos archivos electrónicos (más allá de una base de datos), donde el archivero tenga un perfil diferente al del archivero tradicional, pero con una misma función social.
Por lo tanto, creo que la problemática actual forma parte de una era de cambios, donde aún no está bien definido, creo que ahora mismo convergen situaciones (reducción de espacio, conservación, nuevos formatos...) y será aún difícil dar soluciones, normativas, perfiles, etc...mientras se siga evolucionando de esta manera.

cgongora dijo...

Comentario sobre el texto titulado “ la administración y manejo de archivos electrónicos“ . ( Cristina Góngora)


La evolución de los archivos en cuanto a soportes documental y funcionamiento se hace patente . En lo que se refiere al soporte se pasa de un soporte tradicional a uno electrónico, lo cual afectara el funcionamiento puesto que se necesitaran unas tecnologías especiales para su utilización .
No obstante a pesar de las ventajas , como son una mejor conservación y eliminación de tareas tradicionales, que nos aportan estos nuevos cambios pertenecientes a una sociedad de la información también hay que tener en cuanta las desventajas que estas suponen.
Una de las desventajas a destacar es que la información circula sin ningún tipo de reglas preconcebidas , no tienen una estructura rígida , sino que se mueven dependiendo de las características propias del sistema administrativo. Además de la implicación de todo tipo de perfiles profesionales , formados especialmente en estas nuevas tecnologías.

Pilar dijo...

En mi opinión los archivos electrónicos agilizan el trabajo y pueden llegar de forma más rápida a una mayor cantidad de usuarios. El problema es establecer un nuevo enfoque archivístico adecuado a los documentos electrónicos, así como determinar una forma segura de conservación del documento que permita su consulta en cualquier momento a pesar de los continuos cambios tecnológicos

Yaiza dijo...

Mi nombre es Laura Gómez y soy alumna de 4º tarde. Sé que voy con retraso pero después de leer el artículo me apetecia comentarlo.

En mi opinión, y tal y como expone su idea el profesor Carlos Alberto Zapata, los archivos electrónicos han aparecido debido al desarrollo de las nuevas tecnologías para el tratamiento de la información.
La creación de un archivo electrónico es importante e interesante para gestionar los documentos de
archivo, que ayudan a que el documento en cuestión no ocupe espacio físico en los archivos de
cualquier centro de documentación de las empresas, lo cual es bastante importante porque hay empresas que generan una gran cantidad de documentos que acumulándolos a lo largo del tiempo puede llegar a ser un problema el no saber que hacer con tanta cantidad de información. Este problema se agrava si en vez de ser documentos simples son expedientes que pueden llegar a ocupar un gran espacio, y además podemos tener el problema de que se nos extravie algún documento importante por lo que al final, como vienen haciendo ya muchas de estos centros, terminan digitalizando todos los documentos y en su caso, destruyendo el archivo físico. Esto lo digo por experiencia propia porque ahora estoy trabajando en una empresa que tiene acumulados muchos expedientes en su archivo, y que cada día crean más nuevos, y la única solución que tienen para ahorrar espacio es digitalizar todos estos documentos y a continuación expurgarlos.
Viendo ésto, yo creo que con el tiempo, el archivo fisico va a terminar desapareciendo porque va a
ser una manera de ahorrar, como digo, espacio y tiempo para estas empresas, y una manera de que todo aquel
que tenga que acceder a la información de cierto tipo de documento pueda hacerlo en cualquier momento y desde el lugar donde se encuentre. Todos terminaremos adoptando las nuevas y avanzadas tecnologías.

azucena dijo...

Hola, soy Azucena Gómez Calvo, de 4ºde Documentación,de tarde, aunque asisto por las mañanas.A mi modo de ver, y la preocupación que me ronda por la cabeza,es el problema de la gestión y conservación de los documentos de esta nueva era, los electrónicos.La tecnología avanza a pasos agigantados, y se debería tener, al menos, homogeneidad y normas standar para gestionarlos y que en un futuro, cuando sea necesario cambiarlos a otros formatos, no se corra el riesgo de que se pierdan documentos, ni información.Como en todos los ámbitos de la ciencia, nuestra profesión tendría que ir adapatándose a las nuevas tecnologías, y adaptar tb las normas que tengan para el formato papel, al nuevo formato electrónico.

Almudena dijo...

Es evidente que las nuevas tecnologías están cambiando la forma de organizar, acceder y manejar la información, pero creo que eso no supone una desventaja, como señala el autor en algunas ocasiones ya que el documento electrónico puede beneficiar a las empresas en muchos aspectos como puede ser el ahorro de espacio, una mejor conservación del documento, mayor rapidez a la hora de acceder a la información, etc.
Sin lugar a dudas, creo que con el tiempo, el archivo electrónico se implantará en todas las organizaciones aunque pueda complementarse con el archivo físico.

S Martínez dijo...

Hola! Soy Sara Martínez, del turno de tarde.
Después de leer el artículo de Carlos Alberto Zapata, creo q la informática no debe verse como una desventaja a la hora de almacenar y tratar la información, ya que, poco a poco irán apareciendo normas para unificar los criterios mediantes lo cuales esos expedientes y secciones de los que habla el profesor, también se puedan organizar electrónicamente de forma unificada.

En cuanto a uno de los problemas que menciona con la llegada de los ordenadores a las empresas, concretamente con el incremento en el volumen de documentos que producen las organizaciones, creo que no es tal problema, ya que para eso está el personal de archivo, para ver cuáles de ellos tienen valor informativo para ser almacenados y cuáles no.

Ana Isabel López García dijo...

Hola a todos, soy Ana Isabel López García, del turno de tarde. Creo que el artículo es una buena síntesis de los principales retos que se presentan al archivero en el siglo XXI a raíz del intenso desarrollo que han alcanzado las tecnologías de la información y la comunicación. La archivística debe enfrentarse a la irrupción de la informática en su terreno, lo que ha supuesto el surgimiento de un nuevo concepto de documento (el documento electrónico) y saber adaptarse a ello, modificando sus principios tradicionales , si fuese preciso.

sylvia dijo...

Soy Sylvia Vázquez del turno de mañana.
Con este artículo me he dado cuenta de lo rápido que evolucionan las tecnologías aplicadas a archivos aunque no lo veo del todo claro ya que considero que todavía queda bastante hasta que nos acostumbremos, por lo menos en mi caso, a que desaparezca el documento en papel y todo vaya informatizado, aunque considero que todo evoluciona y no queda más remedio que modernizarse y las nuevas tecnologías facilitarían bastante la tarea del archivero tradicional.
No me decanto ni a favor de los principios archivísticos tradicionales ni modernos ya que creo que todo tiene sus ventajas y sus inconvenientes y para bien o para mal todo evoluciona.

maria dijo...

Por cierto el comentario número 6 de los que aquí están reseñados es de María del Carmen de la Calle Hdez del turno de mañana.

Rocio Casas Torres dijo...

La implantación de las nuevas tecnologías en el campo de la archivística ha generado un cambio muy grande en la forma de almacenar, gestionar y acceder a la información.
Hemos pasado de utilizar el documento tradicional en papel a utilizar el documento electrónico, registrado por vía informática.
La aparición del documento electrónico en el campo archivístico, ha derivado una serie de implicaciones en cuanto a la naturaleza del documento y su correspondiente tratamiento archivístico e informático, a la vez que ha traído serios cuestionamientos sobre la forma como deben manejarse los documentos electrónicos.
Las nuevas tecnologías avanzan a pasos agigantados y aún no existen unas políticas uniformes en el campo de la archivística, con lo cual, se está generando un caos en la forma de almacenar y gestionar la información.

Un saludo

pablo dijo...

si bien es cierto que la revolcion del archivo electronico es de gran ayuda en cuanto a tiempo se refiere y facilidad de organizacion pero le quita el roce con los documentos nos vuelve roboticos aclaro estoy de acuerdo con que son espectaculares los resultados pero igual no debemos apartar o quitarle la vida al documento