España liderará el proyecto de creación de un Portal Europeo de Archivos

El Portal Europeo de Archivos facilitará el acceso a los documentos y fondos de archivos en instituciones de patrimonio cultural, tanto públicas como privadas. Este portal pretende unificar el contenido de los archivos existentes en Europa. En el proyecto participan, además de España, Finlandia, Francia, Alemania, Malta, Países Bajos, Polonia, Portugal, Suecia, Letonia, Grecia, Eslovenia. Se espera que el portal esté accesible dentro de tres años y contará con una financiación de unos 3 millones de euros, a través de eContentplus.

La web semántica ¿una gran base de datos documental?

No sé si el día que consiga Google comportarse como una verdadera base de datos documental, habremos conseguido hacer realidad el proyecto de la web semántica. Busca ejemplos de búsqueda que se le "resistan" al sistema de búsqueda de Google y los vemos en clase.

¿Quién sindica sus contenidos en la Administración Pública?

Parece algo natural que los portales de las instituciones públicas sindiquen sus contenidos, sin embargo, no son muchas las administraciones públicas que lo hacen. El Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, la Diputación Provincial de Huesca, El Departamento de Hacienda y Administración Pública del Gobierno Vasco, la Generalitat de Catalunya, Generalitat Valenciana, la Diputación de Valladolid, la Consejería de Justicia y Administración Pública de la Junta de Andalucía, Instituto Nacional de Estadística o el Ayuntamiento de Alcañiz son algunos de los ejemplos. ¿Y el BOE, quién sindica los contenidos de sus boletines?

Sindicación de contenidos en formato RSS

RSS es el acrónimo de "Really Simple Syndication" un formato sencillo, de la familia de XML, que ha sido desarrollado para aquellos sitios web que se actualizan con frecuencia (blogs, periódicos digitales, revistas, boletines de noticias, etc.) y que desean distribuir y/o compartir su información con otras web. A esta actividad y/o servicio nos referimos cuando hablamos de "sindicación de contenidos". Un blog o cualquier portal de contenidos que desee compartir sus contenidos lo hace a través de un archivo RSS (o ATOM, el otro formato). A cada uno de esos archivos se les denomina "feeds" o "canales".

Los contenidos que se pueden sindicar van desde titulares de noticias hasta documentos que contienen convocatorias públicas o legislación, es decir, todo aquello que sus propietarios quieran distribuir (sindicar) o compartir. Sin embargo, no se ofrece la distribución de un sitio web entero, sino solo de aquellos contenidos que generan muchas novedades y, desde luego, solo de aquellos que a sus propietarios les interese distribuir. Además, los contenidos que se sindican no siempre son gratuitos. Existen empresas de la industria de la información que ofrecen contenidos de legislación en formato RSS. Los portales Boletines Oficiales, Convenios Colectivos y DeleyPyme son algunos de los ejemplos.

También las instituciones públicas distribuyen contenidos en formato RSS. El Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, por ejemplo, ofrece la posibilidad de suscribirse a sus archivos RSS, desde las notas de prensa hasta los concursos de licitación, convocatorias, informes y estadísticas.

Sistemas de Gestión de Contenidos (CMS )

Los Sistemas de Gestión de Contenidos son una combinación de herramientas: bases de datos, repositorios y otras apalicaciones de software relacionadas. Almacenan y gestionan los documentos electrónicos que genera una organización y los contenidos internos y externos de su web (empleados, clientes, socios)

Desde el exterior, los usuarios pueden tener acceso y utilizar la información que se distribuye a través de diferentes aplicaciones: bases de datos, e-mails, blogs, wikis, consultas realizadas en sus sistemas de búsqueda.

Entre Las herramientas CMS (Content Managment System) que podemos descargar en nuestro servidor, o en local, de forma gratuita, son los CMS open source. Para empezar, una visita a CMS Matrix, nos dará una idea de a qué nos referimos. En CMS Matrix podemos estudiar las características de los gestores de contenidos open source y, además, pedir una comparación entre aquellos que seleccionemos. Entre los más populares: Joomla , Plone y SPIP.

Publicaciones científicas digitales. Informe CINDOC-CSIC (2004)

Un informe elaborado por CINDOC-CSIC (2004) sobre la situación de las publicaciones científicas en formato digital o electrónico puede ayudarnos a comprender los nuevos retos con los que se enfrentan las bibliotecas: retos económicos, técnicos y profesionales. Su lectura es una buena puesta al día sobre los formatos, procesos, derechos de autor e iniciativas open access, entre otros aspectos.

Colecciones digitales y CONTENTdm de OCLC

El aumento de la producción científica en formato digital ha obligado a las bibliotecas no sólo a organizarse en consorcios para rentabilizar las caras suscripciones a las publicaciones electrónicas, sino también a disponer de herramientas de software que les permitan una gestión eficaz de revistas, e-prints, etc. CONTENTdm, es el software que proporciona OCLC para la gestión de colecciones digitales, que entre otras aplicaciones permite conexiones con WorldCat.

OCLC nos permite realizar una evaluación y descarga del mismo durante 90 días.

Bibliotecas digitales: descargas, lecturas e impresiones de libros

El debate está servido. El proyecto Google Book Search no parece gustar a todo el mundo. Así queda reflejado en el artículo publicado por Barrapunto en el que se comentan las intervenciones del Seminario sobre bibliotecas digitales celebrado el pasado mes de marzo.

En el citado seminario, Google explicaba que un 20% de los libros que hay en las librerías tienen declaración de dominio público, otro 20% está a la venta sin esa condición y el 60% restante se encuentra en una zona"gris" (libros "huérfanos") que no se puede comprar en las librerías ni descargar legalmente de la red.

Los libros de dominio público se pueden leer íntegramente, parece que se podrán imprimir pero no queda tan claro si se podrán descargar. Google deja a los editores que decidan si se podrá mostrar una página, cinco o el libro completo. La polémica está servida: pago por visualización, impresión bajo demanda, inclusión de anuncios en los libros, incluso posible pago por página o capítulo de libro.

Preservación digital. Iniciativas y proyectos

• PREMIS working group (OCLC) http://www.oclc.org/research/projects/pmwg/
• PADI Preserving Access to Digital Information http://www.nla.gov.au/padi/index.html
• The Library of Congress. Digital Preservation http://www.digitalpreservation.gov/
• ERPANET http://www.erpanet.org/index.php

• Digital Preservation Coalition http://www.dpconline.org/graphics/index.html
• CEDARS Curl exemplars in Digital Archives http://www.leeds.ac.uk/cedars/
• DELOS Network of Excellence on Digital Libraries http://www.delos.info/
• Directrices para la Preservación del Patrimonio Digital.Biblioteca Nacional de Australia http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001300/130071s.pdf

• Use of the Data Dictionary: PREMIS Exemple http://www.oclc.org/research/projects/pmwg/premis-examples.pdf
• Data Dictionary for Preservation Metadata: Final Report of the PREMIS working group (mayo 2005) http://www.oclc.org/research/projects/pmwg/premis-final.pdf
• Implementing Preservation Repositories for Digital Materials: Current Practice and Emerging Trends in the Cultural Heritage Community (sept 2004) http://www.oclc.org/research/projects/pmwg/surveyreport.pdf

Normalización: ISO 15489

El conjunto de Normas ISO 15489 pueden considerarse como una guía para la gestión de documentos de archivo de una organización, independientemente del soporte en el que se encuentren.
Entre sus objetivos destacan:

• La definición de buenas prácticas internacionales respecto a la gestión de documentos de archivos
• Normalización de la forma de crear y utilizar metadatos como datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos, así como la explicación de los principios que los rigen.

Tiene como finalidad definir los requisitos mínimos de los SGED, del software implicado, de los modelos de metadatos y de las políticas de diseño de este tipo de sistemas.

Las jornadas del grupo de trabajo de AENOR celebradas en 2004 nos dejaron varias presentaciones de interés (destacadas: "Relación y diferencias entre Moreq e ISO 15489" y "La integración de la norma ISO 15489 en el sistema de información")

Normalización: MoReQ

La especificación MoReQ (Modelo de Requisitos para la Gestión Electrónica de Documentos de Archivo) es el modelo de la Unión Europea para la gestión de registros (documentos) electrónicos. Dirigida a las administraciones públicas, empresas privadas y proveedores de servicios de gestión de los estados miembros de la Unión, para la gestión de los documentos electrónicos de archivo. No obstante, la especificación es aplicable, además, a los documentos en papel.
Para su desarrollo se han tenido en cuenta los principios archivísticos y de gestión de documentos. MoReQ no es un modelo de aplicación obligatoria.

De sus 156 páginas merece la pena detenerse en los siguientes capítulos:
Cap. 2 Cuadro de clasificación (17-21)
Cap. 5 Conservación eliminación y transferencia (31-41)
Cap. 12 Requisitos de los metadatos (102-117)

ISAD (G) y EAD

ISAD(G) 2ª edición (castellano) http://www.agn.gob.mx/isadg/

Entra en el curso EAD versión 2002 del profesor Tomás Nogales.

Ejemplo de la colección de Pergaminos del Ayuntamiento de Córdoba

Una lectura sobre EAD: Peis, E. y Ruíz-Rodríguez. A. EAD (Encoded Archival Description). Desarrollo, estructura , uso y aplicaciones. Hipertext.net número 2, 2004

Enlaces de interés sobre archivos

Portal de archivos de la UNESCO da acceso a un directorio de archivos, normas, legislación, noticias, proyectos, fuentes sobre preservación digital y conservación, etc.

Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA) da acceso a las publicaciones del ICA, así como a las convocatorias anuales de CITRA, Conferencias Europeas sobre Archivos, etc.

Asociaciones españolas de archiveros:

• Asociación de Archiveros de Andalucía
• Asociación de Archiveros de Cataluña
• Asociación de Archiveros Valencianos
• ANABAD
• FESABID

Asociaciones extranjeras de archiveros:

• Society of American Archivists
• The Association Canadian Archivists

Europa: DLM FORUM Electronic Records da acceso a los proceedings de 2002, donde se trata el tema de la preservación digital (las mejores prácticas y soluciones) Asimismo, se puede acceder al programa del DLM FORUM 2005 que se celebró en octubre de 2005 en Budapest y cuyo tema principal fue: Electronic Records Supporting e-Government and Digital Archives

Gestión de los documentos

En los últimos años, la gestión de los documentos despierta un gran interés por parte de las empresas, la administración y los profesionales encargados de su tratamiento, organización y gestión. Prueba de ello son las publicaciones que abordan este tema. Recientemente, en septiembre de 2006, ha aparecido la versión en castellano del libro de Roberge “Lo esencial de la gestión documental: sistema integrado de gestión de los documentos analógicos y de los documentos electrónicos”, y el próximo 29 de noviembre , Michel Roberge presentará esta obra en Barcelona. (Índice del libro en: http://www.gestar.qc.ca/pdf/P3211E.pdf)

El otro libro es el de José Ramón Cruz Mundet (2006) “Gestión de documentos en las organizaciones”, publicado en Pirámide

Asimismo, las Jornadas de archivos electrónicos que desde hace algunos años se vienen celebrando en Priego (Córdoba) comienzan esta semana sus VII Jornadas bajo el lema: Hacia una normalización técnica y terminológica, soluciones y experiencias.

Y en lo que a normas se refiere, en España, la norma ISO 15489-1: 2006. "Información y documentación. Gestión de documentos" ya está disponible en AENOR; y las normas de descripción archivística también son noticia, ya que en julio de 2006 apareció publicada la Norma Española de Descripción Archivística (NEDA)

Estos son algunos de los indicios que señalan a los documentos y su gestión en las primeras posiciones de los temas que despiertan mayor interés dentro de nuestro sector.

Listado de blog creados

Os proporciono el listado de todos los blog de clase sin los nombres de sus creadores.

MAÑANA

• http://archivosbibliotecas.blogspot.com
• http://saaabcd.blogspot.com
• http://cinedoc06.blogspot.com
• http://marianalhurtado.blogspot.com
• http://avanzandoenelsistema.blogspot.com
• http://violelu.blogspot.com
• http://gruposaaabcd.blogspot.com
• http://cosasdearchivos.blogspot.com
• http://fieldcircle.blogspot.com
• http://documania07.blogspot.com
• http://morenotami.blogspot.com
• http://docusystem.blogspot.com

TARDE

• http://ratadebiblioteca.blogspot.com
• http://avansys.blogspot.com
• http://trabajosdeclase.blogspot.com
• http://penteus.blogspot.com
• http://neonerik.blogspot.com
• http://ramosgonjl.blogspot.com
• http://p8ab2.blogspot.com
• http://czyer.blogspot.com
• http://tureflure.blogspot.com
• http://eltxondistafeliz.blogspot.com
• http://elblogdeiulen.blogspot.com
• http://ivan1981deoro.blogspot.com
  
• http://archivominerva.blogspot.com
• http://mizquierd.blogspot.com
• http://elculturaldebiblioup.blogspot.com
• http://crisermar.blogspot.com
• http://trinisan.blogspot.com
• http://recolectoronline.blogspot.com
• http://eralberche.blogspot.com
• http://variosdocstrawberry.blogspot.com
• http://momentosenconserva.blogspot.com

Digitalización

Entra en el tutorial de Cornell sobre digitalización. Merece la pena dedicarle unos minutos.

Lecturas para comentar en clase

Los siguientes artículos versan sobre los cambios que se han ido produciendo en el ámbito de la archivística; cambios relacionados con algunos conceptos.
Zapata, Carlos A. Administración y manejo de archivos electrónicos
Peis Redondo, Eduardo. Archivando registros electrónicos

Programa

INTRODUCCIÓN
Tema 1. Sistemas avanzados y sistemas integrados.

ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
Tema 2. Archivos electrónicos y/o automatización de archivos.
Tema 3. Sistemas de Gestión Electrónica de Documentos (DMS)
Tema 4. Producción y gestión de documentos electrónicos y de repositorios.
Tema 5. Sistemas de workflow. Procesos de trabajo, documentos e información
Tema 6. Preservación digital

BIBLIOTECAS DIGITALES Y CENTROS DE DOCUMENTACIÓN
Tema 7. Bibliotecas digitales
Tema 8. Producción y normalización electrónica de datos y documentos. Metadatos
Tema 9. Acceso y recuperación de información. Z39 50
Tema 10. Gestión de colecciones y servicios de información digitales
Tema 11. Sistemas de Gestión de Contenidos (CMS)

BIBLIOGRAFÍA

ADMINISTRACIÓN electrónica y los archivos: Avances y oportunidades para la archivística. (2003) Toledo: Junta de Comunidades de Castilla- La Mancha, 2003

BATTELLE, John. (2006) Buscar: cómo Google y sus rivales han revolucionado los mercados y transformado nuestra cultura. Barcelona: Ediciones Urano

BUSTELO RUESTA, C. y GARCÍA-MORALES HUIDOBRO, E. (2001)
Tendencias en la gestión de la información, la documentación y el conocimiento en las organizaciones. El profesional de la información, 10, 12, pp. 4-7

CURRAS, Emilia (2005) Ontologías, taxonomías y tesauros: manual de construcción y uso. Gijón: TREA

DUPLÁ DEL MORAL, Ana (1998) Manual de archivos de oficina para gestores. Madrid: Marcial Pons, Consejería de Educación y Cultura

GARCÍA MORENO, M Antonia (1999) Gestión del conocimiento en las organizaciones a través del workflow. En Actas del IV Congreso ISKO-España EOCONSID´99. Representación y organización del conocimiento en sus distintas perspectivas: su influencia en la recuperación de la información. Granada 22 a 23 de abril, 1999

HAYNES, David. (2004) Metadata for information management and retrieval. London: Facet

HUGHES, Lorna M. (2004) Digitizing collections: strategic issues for the information manager. London: Facet

LESK, Michael. (2005) Understanding digital libraries. 2ª ed. San Francisco: Morgan Kaufmann

MÉNDEZ RODRÍGUEZ, Eva (2002) Metadatos y recuperación de información. Estándares, problemas y aplicabilidad en bibliotecas digitales. Gijón: TREA

PINTO MOLINA, M., GARCÍA MARCO, F J., AGUSTÍN LACRUZ, C. (2002) Indización y resumen de documentos digitales y multimedia: técnicas y procedimientos. Gijón: TREA

PINTO MOLINA, María. (2004) La ciberadministración en la sociedad de la información: retos y perspectivas. Gijón: TREA

SAORÍN PÉREZ, Tomás. (2004) Los portales bibliotecarios. Madrid: Arcos LibrosSTIELOW, Frederick. (2003) Building digital archives, descriptions and displays: A how-to-do-it manual for archivists and librarians. New York: Neal_Schuman

TEDD, Lucy A. (2005) Digital libraries: principles and practice in a global environment.
Munchen: K.G. Saus

Archivos a debate

Los mormonoes y los archivos son noticia en estos días. Aquí tienes algunos de los artículos que se han publicado en el Ciberpaís y en Mallorcadiario.com y el tema ha empezado a generar polémica.

Más sobre EAD

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