Normalización: ISO 15489

El conjunto de Normas ISO 15489 pueden considerarse como una guía para la gestión de documentos de archivo de una organización, independientemente del soporte en el que se encuentren.
Entre sus objetivos destacan:

• La definición de buenas prácticas internacionales respecto a la gestión de documentos de archivos
• Normalización de la forma de crear y utilizar metadatos como datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos, así como la explicación de los principios que los rigen.

Tiene como finalidad definir los requisitos mínimos de los SGED, del software implicado, de los modelos de metadatos y de las políticas de diseño de este tipo de sistemas.

Las jornadas del grupo de trabajo de AENOR celebradas en 2004 nos dejaron varias presentaciones de interés (destacadas: "Relación y diferencias entre Moreq e ISO 15489" y "La integración de la norma ISO 15489 en el sistema de información")

Normalización: MoReQ

La especificación MoReQ (Modelo de Requisitos para la Gestión Electrónica de Documentos de Archivo) es el modelo de la Unión Europea para la gestión de registros (documentos) electrónicos. Dirigida a las administraciones públicas, empresas privadas y proveedores de servicios de gestión de los estados miembros de la Unión, para la gestión de los documentos electrónicos de archivo. No obstante, la especificación es aplicable, además, a los documentos en papel.
Para su desarrollo se han tenido en cuenta los principios archivísticos y de gestión de documentos. MoReQ no es un modelo de aplicación obligatoria.

De sus 156 páginas merece la pena detenerse en los siguientes capítulos:
Cap. 2 Cuadro de clasificación (17-21)
Cap. 5 Conservación eliminación y transferencia (31-41)
Cap. 12 Requisitos de los metadatos (102-117)

ISAD (G) y EAD

ISAD(G) 2ª edición (castellano) http://www.agn.gob.mx/isadg/

Entra en el curso EAD versión 2002 del profesor Tomás Nogales.

Ejemplo de la colección de Pergaminos del Ayuntamiento de Córdoba

Una lectura sobre EAD: Peis, E. y Ruíz-Rodríguez. A. EAD (Encoded Archival Description). Desarrollo, estructura , uso y aplicaciones. Hipertext.net número 2, 2004

Enlaces de interés sobre archivos

Portal de archivos de la UNESCO da acceso a un directorio de archivos, normas, legislación, noticias, proyectos, fuentes sobre preservación digital y conservación, etc.

Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA) da acceso a las publicaciones del ICA, así como a las convocatorias anuales de CITRA, Conferencias Europeas sobre Archivos, etc.

Asociaciones españolas de archiveros:

• Asociación de Archiveros de Andalucía
• Asociación de Archiveros de Cataluña
• Asociación de Archiveros Valencianos
• ANABAD
• FESABID

Asociaciones extranjeras de archiveros:

• Society of American Archivists
• The Association Canadian Archivists

Europa: DLM FORUM Electronic Records da acceso a los proceedings de 2002, donde se trata el tema de la preservación digital (las mejores prácticas y soluciones) Asimismo, se puede acceder al programa del DLM FORUM 2005 que se celebró en octubre de 2005 en Budapest y cuyo tema principal fue: Electronic Records Supporting e-Government and Digital Archives

Gestión de los documentos

En los últimos años, la gestión de los documentos despierta un gran interés por parte de las empresas, la administración y los profesionales encargados de su tratamiento, organización y gestión. Prueba de ello son las publicaciones que abordan este tema. Recientemente, en septiembre de 2006, ha aparecido la versión en castellano del libro de Roberge “Lo esencial de la gestión documental: sistema integrado de gestión de los documentos analógicos y de los documentos electrónicos”, y el próximo 29 de noviembre , Michel Roberge presentará esta obra en Barcelona. (Índice del libro en: http://www.gestar.qc.ca/pdf/P3211E.pdf)

El otro libro es el de José Ramón Cruz Mundet (2006) “Gestión de documentos en las organizaciones”, publicado en Pirámide

Asimismo, las Jornadas de archivos electrónicos que desde hace algunos años se vienen celebrando en Priego (Córdoba) comienzan esta semana sus VII Jornadas bajo el lema: Hacia una normalización técnica y terminológica, soluciones y experiencias.

Y en lo que a normas se refiere, en España, la norma ISO 15489-1: 2006. "Información y documentación. Gestión de documentos" ya está disponible en AENOR; y las normas de descripción archivística también son noticia, ya que en julio de 2006 apareció publicada la Norma Española de Descripción Archivística (NEDA)

Estos son algunos de los indicios que señalan a los documentos y su gestión en las primeras posiciones de los temas que despiertan mayor interés dentro de nuestro sector.

Listado de blog creados

Os proporciono el listado de todos los blog de clase sin los nombres de sus creadores.

MAÑANA

• http://archivosbibliotecas.blogspot.com
• http://saaabcd.blogspot.com
• http://cinedoc06.blogspot.com
• http://marianalhurtado.blogspot.com
• http://avanzandoenelsistema.blogspot.com
• http://violelu.blogspot.com
• http://gruposaaabcd.blogspot.com
• http://cosasdearchivos.blogspot.com
• http://fieldcircle.blogspot.com
• http://documania07.blogspot.com
• http://morenotami.blogspot.com
• http://docusystem.blogspot.com

TARDE

• http://ratadebiblioteca.blogspot.com
• http://avansys.blogspot.com
• http://trabajosdeclase.blogspot.com
• http://penteus.blogspot.com
• http://neonerik.blogspot.com
• http://ramosgonjl.blogspot.com
• http://p8ab2.blogspot.com
• http://czyer.blogspot.com
• http://tureflure.blogspot.com
• http://eltxondistafeliz.blogspot.com
• http://elblogdeiulen.blogspot.com
• http://ivan1981deoro.blogspot.com
  
• http://archivominerva.blogspot.com
• http://mizquierd.blogspot.com
• http://elculturaldebiblioup.blogspot.com
• http://crisermar.blogspot.com
• http://trinisan.blogspot.com
• http://recolectoronline.blogspot.com
• http://eralberche.blogspot.com
• http://variosdocstrawberry.blogspot.com
• http://momentosenconserva.blogspot.com

Digitalización

Entra en el tutorial de Cornell sobre digitalización. Merece la pena dedicarle unos minutos.

Lecturas para comentar en clase

Los siguientes artículos versan sobre los cambios que se han ido produciendo en el ámbito de la archivística; cambios relacionados con algunos conceptos.
Zapata, Carlos A. Administración y manejo de archivos electrónicos
Peis Redondo, Eduardo. Archivando registros electrónicos

Programa

INTRODUCCIÓN
Tema 1. Sistemas avanzados y sistemas integrados.

ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
Tema 2. Archivos electrónicos y/o automatización de archivos.
Tema 3. Sistemas de Gestión Electrónica de Documentos (DMS)
Tema 4. Producción y gestión de documentos electrónicos y de repositorios.
Tema 5. Sistemas de workflow. Procesos de trabajo, documentos e información
Tema 6. Preservación digital

BIBLIOTECAS DIGITALES Y CENTROS DE DOCUMENTACIÓN
Tema 7. Bibliotecas digitales
Tema 8. Producción y normalización electrónica de datos y documentos. Metadatos
Tema 9. Acceso y recuperación de información. Z39 50
Tema 10. Gestión de colecciones y servicios de información digitales
Tema 11. Sistemas de Gestión de Contenidos (CMS)

BIBLIOGRAFÍA

ADMINISTRACIÓN electrónica y los archivos: Avances y oportunidades para la archivística. (2003) Toledo: Junta de Comunidades de Castilla- La Mancha, 2003

BATTELLE, John. (2006) Buscar: cómo Google y sus rivales han revolucionado los mercados y transformado nuestra cultura. Barcelona: Ediciones Urano

BUSTELO RUESTA, C. y GARCÍA-MORALES HUIDOBRO, E. (2001)
Tendencias en la gestión de la información, la documentación y el conocimiento en las organizaciones. El profesional de la información, 10, 12, pp. 4-7

CURRAS, Emilia (2005) Ontologías, taxonomías y tesauros: manual de construcción y uso. Gijón: TREA

DUPLÁ DEL MORAL, Ana (1998) Manual de archivos de oficina para gestores. Madrid: Marcial Pons, Consejería de Educación y Cultura

GARCÍA MORENO, M Antonia (1999) Gestión del conocimiento en las organizaciones a través del workflow. En Actas del IV Congreso ISKO-España EOCONSID´99. Representación y organización del conocimiento en sus distintas perspectivas: su influencia en la recuperación de la información. Granada 22 a 23 de abril, 1999

HAYNES, David. (2004) Metadata for information management and retrieval. London: Facet

HUGHES, Lorna M. (2004) Digitizing collections: strategic issues for the information manager. London: Facet

LESK, Michael. (2005) Understanding digital libraries. 2ª ed. San Francisco: Morgan Kaufmann

MÉNDEZ RODRÍGUEZ, Eva (2002) Metadatos y recuperación de información. Estándares, problemas y aplicabilidad en bibliotecas digitales. Gijón: TREA

PINTO MOLINA, M., GARCÍA MARCO, F J., AGUSTÍN LACRUZ, C. (2002) Indización y resumen de documentos digitales y multimedia: técnicas y procedimientos. Gijón: TREA

PINTO MOLINA, María. (2004) La ciberadministración en la sociedad de la información: retos y perspectivas. Gijón: TREA

SAORÍN PÉREZ, Tomás. (2004) Los portales bibliotecarios. Madrid: Arcos LibrosSTIELOW, Frederick. (2003) Building digital archives, descriptions and displays: A how-to-do-it manual for archivists and librarians. New York: Neal_Schuman

TEDD, Lucy A. (2005) Digital libraries: principles and practice in a global environment.
Munchen: K.G. Saus

Archivos a debate

Los mormonoes y los archivos son noticia en estos días. Aquí tienes algunos de los artículos que se han publicado en el Ciberpaís y en Mallorcadiario.com y el tema ha empezado a generar polémica.

Más sobre EAD

Entra en el curso EAD versión 2002 del profesor Tomás Nogales.

EAD (Encoded Archival Description) para aprender

Ejemplo de la colección de Pergaminos del Ayuntamiento de Córdoba

ISAD (G) Ejemplos

ISAD(G) 2ª edición (castellano) http://www.agn.gob.mx/isadg/

ISAD(G) 2ª edición (inglés) ICA. Consejo Internacional de Archivos http://www.ica.org/biblio/cds/isad_g_2e.pdf

ISAD(G) 2ª edición (catalán) Asociación de Archiveros de Cataluña http://www.arxivers.com/idadmin/docs/ISAD%20(G).PDF

Ejemplos: Descripción ISAD(G) del Fondo de Santa Cruz de la Fe y Santa Catalina Mártir http://www.ugr.es/~archivo/isadcruz.htm

Descripción ISAD(G) del Fondo Documental del Archivo Municipal de Ciudad Rodrigo:
Fondo Documental http://www.ciudadrodrigo.net/archivomunicipal/fondo.htm ISAD(G) http://www.ciudadrodrigo.net/archivomunicipal/isad.htm

ISAD (G) y EAD: Lecturas

Heredia Herrera, Antonia. La Norma ISAD (G). Análisis crítico constituye una lectura interesante. Nos acerca a su comprensión y utilización en España.

Heredia Herrera, Antonia. Los niveles de descripción: un debate necesario en la antesala de las normas nacionales. Sevilla. Junta de Andalucía, 2002

Peis, E. y Ruíz-Rodríguez. A. EAD (Encoded Archival Description). Desarrollo, estructura , uso y aplicaciones. Hipertext.net número 2, 2004

Para quienes no conocéis las ISAD (G), convendría hacer una lectura rápida: ISAD(G) 2ª edición (castellano)

Archivos: sitios básicos de interés

Portal de archivos de la UNESCO da acceso a un directorio de archivos, normas, legislación, noticias, proyectos, fuentes sobre preservación digital y conservación, etc.

Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA) da acceso a las publicaciones del ICA, así como a las convocatorias anuales de CITRA, Conferencias Europeas sobre Archivos, etc.

Asociaciones españolas de archiveros:

• Asociación de Archiveros de Andalucía
• Asociación de Archiveros de Cataluña
• Asociación de Archiveros Valencianos
• ANABAD
• FESABID

Asociaciones extranjeras de archiveros:

• Society of American Archivists
• The Association Canadian Archivists
• Asociación Latinoamericana de Archivos. ALA

Directorios de archivos: recursos facilitados por el Ministerio de Cultura

Europa: DLM FORUM Electronic Records da acceso a los proceedings de 2002, donde se trata el tema de la preservación digital (las mejores prácticas y soluciones) Asimismo, se puede acceder al programa del DLM FORUM 2005 que se ha celebrado en octubre en Budapest y cuyo tema principal ha sido: Electronic Records Supporting e-Government and Digital Archives

Grupo de trabajo de Records Management de AENOR

A través del portal CMS-Spain tenéis acceso a las presentaciones del Seminario de trabajo sobre la norma ISO 15489:2001 Information and Documentation. Records Management y su implantación en España (FESABID diciembre de 2004)

Tres de las presentaciones hacen referencia a la integración en las organizaciones, estructura, contenido, así como las relaciones y diferencias con Moreq.

(CMS requiere que te registres. Tu e-mail debe ser institucional)

Lectura recomendada

Puede ser de utilidad para comprender la necesidad de normalización en los archivos electrónicos, la lectura de las páginas 1 a 22 del documento que contiene la especificación Moreq, así como el Anexo 1, páginas 137 y 138.

Archivo electrónico ¿hay normas para su organización?

Hemos comenzado a trabajar con un estudio de caso: la organización de congresos de una fundación. Sabemos que debemos tener en cuenta los procedimientos y documentarlos, así como la normalización a la hora de crear, clasificar, almacenar y distribuir los documentos.

La Administración española y la europea nos facilitan normas y requerimientos al respecto: Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo:
Especificación Moreq (consultar especificaciones) y la ISO 15489

En el Seminario de Trabajo de 2004 también se expusieron las relaciones y diferencias entre Moreq e ISO 15489

Listado de blogs creados por los alumnos/as

Al final de este artículo, en el enlace de "comentarios" se puede entrar para que os presentéis y nos proporcionéis vuestra dirección del weblog.

Bibliografía general

Relación de referencias bibliográficas para el seguimiento del curso 2005-2006

ADMINISTRACIÓN electrónica y los archivos: Avances y oportunidades para la archivística. (2003) Toledo: Junta de Comunidades de Castilla- La Mancha, 2003

BUSTELO RUESTA, Carlota; GARCÍA-MORALES HUIDOBRO, Elisa. (2001) Tendencias en la gestión de la información, la documentación y el conocimiento en las organizaciones. El Profesional de la Información, 10, 12, pp. 4-7

BUSTELO RUESTA, Carlota. (1997) Los sistemas de gestión electrónica de la documentación y la teoría del ciclo vital de los documentos. Scire, 3, 2, julio-diciembre de 1997. pp. 45-44

CAMARERO, Arturo. (1997) Análisis y diseño de sistemas de gestión electrónica de la documentación y la teoría del ciclo vital de los documentos. Scire, 3, 2, julio-diciembre de 1997. pp. 31-44

CURRÁS, Emilia. (2005) Ontologías, taxonomías y tesauros: manual de construcción y uso. Gijón: TREA, 2005

DUPLÁ DEL MORAL, Ana (1998) Manual de archivos de oficina para gestores. Madrid: Marcial Pons; Consejería de Educación y Cultura, 1998

DURANTI, Luciana. (2002) Preservation of the integrity of electronic records. Dordrecht, The Netherlands: Kluwer Academic Publisher, 2002

FERIA BASURTO, Lourdes (comp). (2002) Bibliotecas digitales. Colima, Mexico: Universidad de Colima, 2002

GARCÍA MORENO, Mª Antonia (2003) Gestión documental en las empresas. Tendencias metodológicas y de actuación En: Actas de las VIII Jornadas Españolas de Documentación. Fesabid 2003 “Los sistemas de información en las organizaciones. Eficacia y transparencia.” pp. 203-211. Barcelona, 6 a 8 de febrero de 2003

GARCÍA MORENO, M.A. (1999) Gestión del conocimiento en las organizaciones a través del workflow. En Actas del IV Congreso ISKO-España EOCONSID´99. Representación y organización del conocimiento en sus distintas perspectivas: su influencia en la recuperación de la información. María José López Huertas y Juan Carlos Fernández- Molina (Editores) Granada, 22 a 23 de abril de 1999

GARCÍA MORENO, M.A. (1999) La tecnología del workflow en la industria farmacéutica. El Profesional de la Información, 8, 9, 1999, pp.24-29

HAYNES, David. (2004) Metadata for information management and retrieval. London: Facet, 2004

HUGHES, Lorna M. (2004) Digitizing collections: strategic issues for the information manager. London: Facet, 2004

LESK, Michael. (2005) Understanding digital libraries. 2ª ed. San Francisco: Morgan Kaufmann, 2005

MÉNDEZ RODRÍGUEZ, Eva (2002) Metadatos y recuperación de información. Estándares, problemas y aplicabilidad en bibliotecas digitales. Gijón: TREA, 2002

PINTO MOLINA, M., GARCÍA MARCO, F J., AGUSTÍN LACRUZ, C. (2002) Indización y resumen de documentos digitales y multimedia: técnicas y procedimientos. Gijón: Trea, 2002.

PINTO MOLINA, María. (2004) La ciberadministración en la sociedad de la información: retos y perspectivas. Gijón: TREA, 2004

SAORÍN PÉREZ, Tomás. (2004) Los portales bibliotecarios. Madrid: Arcos Libros, 2004

STIELOW, Frederick. (2003) Building digital archives, descriptions and displays: A how-to-do-it manual for archivists and librarians. New York: Neal_Schuman, 2003

TEDD, Lucy A. (2005) Digital libraries: principles and practice in a global environment Munchen: K. G. Saus, 2005